Strategische personeelsplanning: vaar de juiste koers

Strategische personeelsplanning

Vaar de juiste koers met de juiste mensen aan boord

Iedere ondernemer start zijn onderneming met een plan. In de meeste gevallen gaat dit plan over de externe omgeving van het bedrijf: de wens van de klant, de veranderende markt, de kansen op de markt en de aanwezige concurrentie. Hoewel we allemaal erkennen dat goed personeel onmisbaar is, gaat het ondernemingsplan zelden over het belangrijkste kapitaal: de mens. Ja, je hebt medewerkers nodig, dat is een open deur. Maar niet zomaar medewerkers, góéde medewerkers. Bovendien heb je méér mensen nodig dan je nu in dienst hebt, om te kunnen blijven groeien. Misschien weet je zelfs hoeveel fte’s je binnen nu en 1 jaar wilt aannemen. Daar is dan vaak ook alles mee gezegd: méér én goede medewerkers. Maar wélke medewerkers heb je nodig? Welke kwaliteiten moeten zij in huis hebben? Per wanneer moeten ze er zijn? Welke medewerkers moet je vervangen? En zijn de mensen die nú voor je werken, eigenlijk überhaupt wel de juiste? Die vragen worden maar al te vaak overgeslagen. Als ondernemer ben je altijd bezig met vooruit denken. Vooruit denken is immers regeren. Begin daarom vandaag ook met vooruitdenken over de personele behoeften van jouw bedrijf.

Wat is strategische personeelsplanning?

Eigenlijk is strategische personeelsplanning niet meer dan vooruit denken over welke mensen, je waar en op welk moment nodig hebt. Klinkt eenvoudig, maar dat is het zeker niet. Dat is dan ook de reden waarom het onderwerp al jarenlang in de top 3 staat van belangrijkste speerpunten voor HR-afdelingen. Juist het feit dat het een complex proces is, waarvoor draagvlak nodig is van diverse stakeholders, maakt dat deze planning vaak niet van de grond komt en andere activiteiten voorrang krijgen. Bovendien vraagt het proces om een duidelijke visie wat betreft de langetermijnstrategie van de organisatie. Als die ontbreekt, is strategische personeelsplanning onmogelijk. Zonder visie, zul je op ad-hoc niveau blijven acteren. Dat is zonde. Juist voor snelgroeiende bedrijven is het belangrijk op ieder moment over de juiste medewerkers te beschikken.

De stip aan de horizon

Wil je een start maken met strategische personeelsplanning, begin dan altijd met een doel voor ogen. Bedenk hoe je wil dat jouw bedrijf er over 3 tot 5 jaar uit zal zien: Welke producten en diensten lever je? Hoeveel omzet draai je? Wie zijn jouw concurrenten? Wat zijn jouw groeiambities? Denk groots! Bedenk vervolgens hoeveel en welke medewerkers je hiervoor nodig hebt. Besteed extra aandacht aan de sleutelposities binnen jouw bedrijf. Dit zijn de posities, waarvoor altijd een vervanger klaar moet staan: de onmisbare schakels. Schat in hoeveel medewerkers per functiesoort, op welk opleidingsniveau en met welke competenties nodig zijn.

Breng jouw huidige personeelsbestand in kaart

Het kan zijn dat jouw huidige personeel, niet geschikt is om de ambities die jij hebt voor jouw bedrijf waar te maken. Misschien heb je niet de juiste kennis, ervaring of competenties in huis. Misschien wil je een cultuurverandering teweegbrengen, waarvoor je mensen met een andere werkmentaliteit nodig hebt. Breng het te verwachten natuurlijke, vrijwillige en onvrijwillige verloop in kaart en stel vervolgens jouw plan bij. Om een echt gedetailleerde planning te maken, is het nodig om van jouw huidige medewerkers te weten hoe zij in de wedstrijd zitten: wat zijn hun plannen en ambities? Welke groeimogelijkheden zien zij voor zichzelf binnen de organisatie? Door aan deze stap voldoende aandacht te besteden, zul je minder snel voor verrassingen te komen staan.

Invloedrijke factoren

Met alleen het maken van een plan ben je er nog niet. Nu moet je inschatten welke externe en interne factoren invloed hebben op jouw plan. Je kunt namelijk wel een plan bedenken, maar er zijn ook factoren die jouw koers kunnen wijzigen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

  • Marktontwikkelingen, bijvoorbeeld: uitbesteding van werk of een veranderende marktvraag;
  • Arbeidsmarkt, bijvoorbeeld: wat verwacht je van de (regionale) arbeidsmarkt, neemt de krapte toe of juist af? Waar is de krapte het grootst en waar juist niet?;
  • Technologie, bijvoorbeeld: welke nieuwe technologieën kunnen menselijke taken vervangen? Welke technologieën maken jouw werkprocessen efficiënter;
  • Politiek, bijvoorbeeld: welke (toekomstige) politieke factoren zoals belastingbeleid, milieuvoorschriften, handelsbelemmeringen en -heffingen hebben zodanig invloed op jouw product of dienst waardoor je jouw personeelsbehoefte moet bijstellen?

De markt, de arbeidsmarkt en jouw personeel zijn altijd aan verandering onderhevig. Strategische personeelsplanning is daarom ook niet statisch, integendeel: het is belangrijk om jouw plan gedurende de rit te blijven bijstellen.

Jouw recruitmentstrategie

Als je in kaart hebt gebracht welke je medewerkers je op welk moment nodig hebt, kun je nu al beginnen met de werving en selectie van deze medewerkers. Maak nu al contact met potentiële kandidaten, zodat je als het moment daar is, snel iemand aan kunt nemen. Zo creëer je rust in je wervingsproces en in de personeelsplanning en zorg je voor continuïteit en groei van je bedrijf.

Als je werft voor de lange termijn, sta jij zelf weer aan het roer van jouw bedrijf. Externe factoren bepalen niet langer de koers. Je bent nu aan het regeren, in plaats van aan het reageren. Zo hoef je ook niet langer onder tijdsdruk iemand aan te nemen. Strategisch poolmanagement, noemen we dat, ofwel: altijd een kandidaat klaar hebben staan voor jouw toekomstige vacature. Dat geeft rust. Nu kun je weloverwogen beargumenteren waarom een kandidaat wel of niet geschikt is, zonder dat alleen te baseren op jouw onderbuikgevoel. Met recruitment 2.0 heb je de volledige regie over jouw (toekomstige) personeelsbestand.